نحوه استعلام ملک از شهرداری و ثبت اسناد قبل از خرید

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به عنوان یکی از قدیمی ترین دستگاه های حاکمیتی، ماموریت تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه را بر عهده داشته و نقش موثری در روابط و مناسبت های اقتصادی و اجتماعی و استقرار و تثبیت مالکیت ایفا میکند.

این سازمان همچنین وظیفه تثبیت و مستندسازی مالکیت ها، ثبت شرکت های تجاری و موسسات غیر تجاری، تنظیم اسناد رسمی و وقایع ازدواج و طلاق، ثبت اختراعات، طرح های صنعتی، علائم تجاری و نشانه های جغرافیایی و نیز اجرای مفاد اسناد رسمی را بر عهده داشته و دفاتر اسناد رسمی و دفاتر رسمی ازدواج و طلاق به عنوان نهادهای تخصصی تحت نظارت این سازمان فعالیت دارند.

قوانین اداره ثبت اسناد در رابطه با استعلام سند ملک

اطّلاعات موجود در اداره ثبت اسناد جزو اطّلاعات شخصی افراد محسوب می‌شوند و امکان دسترسی عموم به این اطّلاعات تحت هیچ شرایطی وجود ندارد و تنها با اجازه‌ دادگاه این کار قابل اجرا می‌باشد. شما برای استعلام سند نیاز دارید تا با به همراه داشتن کارت ملّی خود به یکی از دفاتر اسناد رسمی کشور مراجعه نمایید و فرمی را مبنی بر استعلام دارایی‌های شخصی پر کنید تا این مراکز فرایندهای قانونی استعلام سند را انجام دهند.

استعلام سند ملک به چه منظور است؟

همانطور که در بالا گفتیم اهمیت این امر در شناخت و علم به اعتبار فروشنده و ملک می باشد. و مزایای بسیاری می توان برای آن متصور بود.

یکی از مزایای استعلام سند ملکی این است که به افراد این اطمینان را میدهد کسی که دارد ملک را به خریدار می فروشد؛ واقعاً مالک ملک است و اسناد مالکیت وی جعلی و… نمی باشد. و این که وی، ملک دیگری را نمی فروشد.

و اگر چند مالک برای ملک وجود داشته باشد این امر از طریق استعلام سند محرز می شود.

از نکات مهم در که در استعلام سند مورد توجه قرار می گیرد این است که اگر ملک مزبور وام دار باشد و سند ملک به این منظور در رهن بانگ باشد با استعلام این امر مشخص می شود.

استعلام اسناد و پلاک های ثبتی

به منظور انجام این استعلام افراد باید به اداره ثبت اسناد و املاک شهر خود مراجعه نمایند و درخواست استعلام را ارائه بدهند.

نکته ی قابل ذکر این است که انجام این استعلام تنها توسط خود مالک ملک انجام می شود زیرا این امور از موارد شخصی فرد به حساب می آید و درخواست استعلام از کسی به جز مالک یا نماینده وی پذیرفته نیست.

وقتی استعلام مورد نظر انجام می شود تمامی پلاک های ثبتی با کد ملی فرد اعلام شده و در صورت ثبت ملک و سند مورد نظر اطلاعات لازم مبنی بر اثبات مالکیت فرد اعلام خواهد شد.

همچنان که گفتیم به علت شخصی بودن اطلاعات این استعلام ها فرد تنها با درخواست مالک انجام می شود لذا اگر شخصی غیر از مالک و نماینده وی بخواهد این استعلام را بگیرد نیازمند حکم قضایی از دادگاه می باشد.

نحوه استعلام سند تک برگی

همانطور که گفته شد با مراجعه فرد به سازمان ثبت اسناد و املاک، تمام پلاک هایی که به نام و مالکیت فرد است محرز و مشخص می شود و افراد می توانند با استفاده از مدارک ارائه شده مالکیت خود را در املاک مزبور اثبات کنند.

در موردی دیگر فرد قصد دارد که سندی را به صورت موردی استعلام کند به طوری که تنها یک سند با شرایط مشخص مورد بررسی قرار می گیرد. به منظور انجام این نوع استعلام با استفاده از شماره سند تک برگی به صورت آنلاین می توان استعلام آن را از طریق سامانه های سازمان ثبت اسناد انجام داد.

استعلام ملک قولنامه ای

هنگامی‌که شخصی تصمیم به خرید قولنامه‌ای مسکن می‌کند باید مشخصات مالی را که قصد خرید آن را دارد، با آنچه در سند قیدشده است را به‌طور کامل مطابقت دهد.

و باید بعد از گرفتن استعلام ملک قولنامه‌ای روشن شود که مال در وثیقه یا رهن یا در توقیف نباشد.

اگر مورد معامله، ملک است، باید بررسی شود که مواردی مانند آب، برق، گاز، تلفن، پارکینگ و انباری به‌طور روشن در سند توصیف‌شده باشند تا بعداً به مشکل برای این موارد برنخورد.

 اگر کسی که قولنامه را امضا می‌کند، خود مالک ملک قولنامه‌ای نیست، بلکه وکیل یا ولی یا قیم مالک است، دلایل احراز سمت آن‌ها باید بررسی شود تا مشخص شود که آیا وکیل در وکالت‌نامه خود حق فروش و گرفتن قیمت مال را دارد یا خیر؟

در هنگام خرید مسکن قولنامه‌ای حتماً تاریخ وکالت وکیل را بررسی کنید که موقت نباشد و بعداً شمارا به دردسر نیندازد.

همچنین اگر امضاکننده ولی مالک است، مطمئن شوید در زمان امضای قولنامه توسط ولی، کودک، بالغ نشده است.

درجایی که امضاکننده قیم مالک است، باید روشن شود آیا قیم به‌تنهایی حق فروش مال مولی‌علیه (صغیر) خود را دارد و می‌تواند ملک را به‌صورت قولنامه‌ای به فروش برساند؟

و اینکه آیا با دخالت مقام قضایی چنین حقی برای او در نظر گرفته‌شده است یا خیر.

در غیر این صورت حقی بر دخل و تصور ملک قولنامه‌ای ندارد و بستن قرارداد با او فسخ‌شده منظور می‌شود.

 در مورد نحوه خرید زمین قولنامه‌ای یا هر ملک دیگری، اگر ملک موردنظر از طریق ارث به شخص فروشنده رسیده باشد حتماً باید گواهی انحصار وراثت به‌طور کامل بررسی شود تا از صحت آن اطمینان به عمل آید و همچنین باید در هنگام استعلام خانه‌های قولنامه‌ای از شهرداری، بررسی شود که آیا فروشنده مالیات بر ارث را تصفیه کرده است یا خیر.

 با استعلام ملک قولنامه‌ای مشخص می‌شود که آیا فروشنده حق معامله را دارد یا خیر.

فروشنده‌هایی که ورشکسته شده باشند یا در نظام‌وظیفه مشمول فراری باشند، ممنوع المعامله هستند و حق خریدوفروش ندارند و معامله با چنین افرادی فسخ‌شده منظور می‌شود.

در هنگام خرید قولنامه‌ای مسکن، بعد از گرفتن استعلام خانه‌های قولنامه‌ای یا املاک دیگر، باید به اوضاع‌واحوال فروشنده دقت کنید.

اگر فروشنده پیر یا مریض‌حال بود حتماً به اداره سرپرستی محجورین مراجعه کنید تا مطمئن شوید فروشنده تحت سرپرستی آن اداره نباشد.

نحوه خرید زمین قولنامه‌ای به این صورت است که خریدار تا زمانی که مورد معامله را به‌طور کامل دریافت نکرده است، نباید مبلغ معامله را به‌صورت کامل پرداخت کند و برای اطمینان تا زمان دریافت کامل مورد معامله باید صبر کند.

همچنین اگر مورد معامله ملک تجاری است، خریدار باید دقت کند و استعلام ملک قولنامه‌ای را بگیرد که در تصرف مستأجر نباشد و اگر این‌چنین است حتماً باید این شرایط در قولنامه ذکر شود و اضافه شود که تاریخ تخلیه‌ی ملک توسط مستأجر چه زمانی است.

در هنگام خرید قولنامه‌ای مسکن خریدار باید سعی کند تمام مبالغ پرداختی معامله را به‌صورت چک تضمینی پرداخت کند و تمامی شماره‌ی چک‌ها به‌صورت مکتوب در قرارداد ثبت شوند.

اگر خریدار نتوانست در قبال این مبالغ چک پرداخت کند، باید درازای هر مبلغی که پرداخت می‌کند از فروشنده رسید بگیرد و آن را ضمیمه قولنامه کند تا بعداً فروشنده نتواند منکر وجه پرداختی توسط خریدار شود.

استعلام سند ملک از شهرداری

نکته ای که لازم به ذکر می باشد این است که اگر خریدار و فروشنده در خرید و فروش ملک توافق کنند و بخواهند آن را به صورت رسمی انتقال دهند این انتقال منوط به گرفتن استعلام هایی از شهرداری است. زیرا در این زمان انتقال اگر آن ملک هر بدهی در قبال شهرداری داشته باشد باید تصفیه بشود.

فروشنده با نامه ای که دفترخانه به وی داده به شهرداری مراجعه می کند. و در آنجا کارشناسان مواردی را از قبیل اینکه ساختمان طبق چه پروانه ای ساخته شده را بررسی می کنند و اگر طبق پروانه ساخته نشده باشد جریمه را فروشنده پرداخت خواهد کرد.

مدت زمان اعتبار استعلام ملک از شهرداری

مدت زمان استعلام بستگی به منطقه مورد نظر دارد گاهی از یک هفته تا سه روز زمان می برد تا جواب استعلام ملک از شهرداری صادر بشود و مدت اعتبار این استعلام بین یک ماه تا سه ماه می باشد چرا که عوارض ملک طی مدتی به روز می شود و موارد دیگری طی زمان تغییر می کند اما مالک باید جواب استعلام را فورا به دفتر ثبتی که در آن تقاضای فروش ملک و انتقال سند را داد ارائه دهد تا بتواند سند را انتقال دهد.

استعلام سند ملک با شماره ملّی به چه صورت است؟

در برخی از مواقع ممکن است که متقاضیان تمایل داشته باشند تا از وضعیت اسناد ثبت شده به نام خود اطّلاع یابند. در این گونه مواقع می‌توان با مراجعه به سازمان ثبت اسناد و با ارائه‌ی درخواست استعلام سند از این موضوع مطّلع شد. با این حال، باید به این نکته توجّه داشته باشید که هیچکس به غیر از شما اجازه استعلام سند‌های ثبت شده به نام شما را ندارد مگر اینکه این کار با اجازه‌ی قانونی شما صورت بگیرد. به عنوان مثال: وکیل قانونی و نماینده قانونی شما اجازه دارند تا استعلام سند را با اجازه‌ی شما انجام دهند ولی در شرایط استثنایی این اجازه توسّط دادگاه و با ارائه‌ی حکم رسمی نیز به اشخاص داده می‌شود.

کد رهگیری ملک چیست و چه کاربردهایی را دارد؟

یکی از تغییراتی که در سال‌های گذشته در روند انجام معاملات خرید و فروش ملک انجام شده است این مورد است که مشاورین املاک موظّف هستند تا قولنامه‌های عقد شده میان طرفین قرارداد را در سامانه ثبت معاملات و املاک کشور ثبت نمایند. با ثبت شدن معاملات در این سامانه یک کد رهگیری تحت عنوان کد رهگیری ملک صادر می‌شود و امکان استعلام سند معاملات با استفاده از این کد میسّر می‌شود. استفاده از این روش برای ثبت معاملات موجب افزایش ضریب امنیّت آن‌ها می‌شود و زمینه‌های وقوع کلاهبرداری و دزدی را از بین می‌برد. بنابراین، بهتر است که تمامی معاملات انجام شده را در این سامانه ثبت نمایید زیرا استفاده از قولنامه‌های کاغذی خلع‌های قانونی بسیاری را به همراه دارد و می‌تواند مشکلات قانونی بسیاری را برای شما ایجاد کند.

تفاوت استعلام سند ملک با استعلام معاملات با استفاده از کد پیگیری

امکان استعلام معاملات تجاری با استفاده از کد ملّی طرفین قرارداد و کد رهگیری وجود دارد و حتّی می‌توان این استعلام را با استفاده از سامانه آنلاین نیز انجام داد ولی فرایند استعلام قرارداد‌های تجاری با استعلام سند ملک تفاوت‌هایی را دارد. اسناد ملکی جزو اطّلاعات شخصی افراد محسوب می‌شوند و کسی به غیر از خود شخص امکان دسترسی به این اطّلاعات را ندارد. با این حال، با دسترسی به کد رهگیری معاملات و کد ملّی طرفین قرارداد می‌توان استعلام معاملات را به راحتی و به صورت آنلاین انجام داد.

استعلام سند به صورت آنلاین

اگرچه بسیاری از استعلام‌ها باید به صورت حضوری انجام شوند ولی در برخی از موارد نیز می‌توان استعلام سند را به صورت آنلاین و از طریق سامانه ثبت اسناد و املاک کشور انجام داد. از جمله مهم‌ترین استعلام‌هایی که قابلیت انجام شدن به صورت آنلاین را دارند می‌توان به مواردی همچون تصدیق اسناد و اوراق اسناد رسمی، پیگیری آخرین وضعیّت استعلام الکترونیکی ملک، استعلام وضعیت ممنوع الخروج بودن افراد و استعلام شناسنامه ملّی اشاره کرد. لازم به ذکر است که تصدیق اسناد و اوراق اسناد تنها با در دست داشتن شناسنامه سند و رمز تصدیق امکان‌پذیر می‌باشد و پیگیری آخرین وضعیت استعلام الکترونیکی ملک با استفاده از کد 18 رقمی سند قابل انجام است.

انواع استعلام آنلاین سند ملک

با در نظر گرفتن اینکه خیلی از استعلامات باید به صورت حضوری و توسط شخص صاحب سند صورت بگیرد، استعلاماتی دیگری هم وجود دارند که می تواند بصورت آنلاین و از سایت رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گرفت.

تصدیق اسناد و اوراق اسناد رسمی را می توانید از طریق فرمی که در سایت سازمان ثبت اسناد موجود است، از طریق این صفحه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی و با شناسه سند و رمز تصدیق پیگیری کنید.

استعلام ثبت و توقیف سند ملک

برای پیگیری وضعیت استعلام سندتان می‌توانید با سامانۀ آنلاین ثبت یا توقیف سند را بررسی کنید و آخرین وضعیت استعلام آن را پیگیری کنید.

استعلام آخرین وضعیت سند ملک

استعلام دیگری که می توانید از طریق سایت سازمان ثبت اسناد بگیرید، فرم پیگیری آخرین وضعیت استعلام الکترونیکی ملک می باشد. این استعلام برای تعیین آخرین وضعیت ملک کاربرد دارد.  شما می توانید با شناسه یکتای استعلام که 18 رقم می باشد این استعلام را از طریق صفحه پیگیری آخرین وضعیت استعلام الکترونیکی ملک بگیرید. استعلامات دیگری مثل استعلام ممنوع الخروجی و استعلام شناسه ملی را نیز می توانید از طریق سایت سازمان ثبت اسناد کشور با در دست داشتن اطلاعات مورد نیاز سایت انجام بدهید.

استعلام سند تک برگی ملک

یکی از استعلامات رایجی که در زمینه مسکن وجود دارد، استعلام سند تک برگی (سند تک برگ) ملک است. برای انجام این کار می‌توانید با مراجعه به دفترخانه ثبت اسناد، استعلام لازمه را بگیرید. برای این کار لازم هست که شماره سند خودتون رو به همراه داشته باشید. همچنین می‌تونید برای این کار، از «سایت سازمان ثبت و املاک کشور» استفاده کنید.

عدم تطابق اطّلاعات سند با اطّلاعات موجود در سامانه شهرداری به چه معنی می‌باشد؟

عدم تطابق اطّلاعات سند با اطّلاعات سامانه شهرداری می‌تواند با دلایل مختلفی صورت بگیرد و بهتر است که در این رابطه پیش داوری نکنید. در بسیاری از مواقع مشاهده شده است که بروز نبودن سامانه شهرداری موجب عدم تطابق اطّلاعات سند با اطّلاعات ملک شده است. همچنین، چنانچه ملک مورد نظر شما در بافت‌های فرسوده شهری باشد به احتمال زیاد اطّلاعات موجود در سامانه شهرداری فاقد اعتبار خواهند بود زیرا معمولاً این نوع املاک فاقد سند تک برگ و یا نقشه هوایی ملک می‌باشند و در اینگونه مواقع بهتر است که از روش‌های سنّی یعنی مراجعه‌ی مستقیم به دفاتر ثبت اسناد و یا مراجعه به شهرداری فرایند استعلام سند ملک مورد نظر را انجام دهید.

 

نتیجه گیری

بهتر است اگر قصد انتقال سند یا خرید فروش ملکی را دارید حتما استعلام ملک بگیرید تا از بدهی ملک و عوارض نوسازی و دیگر مسائل از جمله تخلفات ساختمانی و مواردی همچون در طرح قرار گرفتن ملک را مطلع شوید. این نکته مهم را حتما بدانید که برای انتقال رسمی سند حتما باید جواب استعلام ملک را به دفتر اسناد رسمی ارائه دهید تا سند رسمی صادر و انتقال یابد.

 

سوالات متداول

 استعلام سند ملک در معامله چه اهمیتی دارد؟

به منظور این که اعتبار سند از نظر قانونی مشخص شود و موارد مشکلات حقوقی آن احراز شود و اینکه مشخص شود چه شخصی مالک اصلی می باشد؛ انجام این استعلامات ضروری است.

 برای استعلام سند تک برگی چه کاری باید انجام داد؟

برای انجام این استعلام که به صورت آنلاین امکان پذیر است لازم است که فرد شماره سند تک برگی را داشته باشد.

 در صورت انتقال رسمی ملک آیا استعلام از شهرداری نیاز است؟

 بله؛ دفترخانه تا زمانی که این استعلامات انجام نشود سند انتقال را تنظیم نخواهد کرد.